In het kort
- Wij gebruiken uw gegevens om u op basis van professionele criteria in contact te brengen, de dienst te beveiligen en de omgevingen van bedrijven te beheren. Wij verkopen noch verhuren uw gegevens.
- Vóór wederzijdse interesse zien bedrijven uw naam, uw foto en uw contactgegevens niet.
- De matching volgt bekende regels, zonder kunstmatige intelligentie, en een mens beslist altijd over een aanwerving. Als u dat vraagt, leest een Europese AI (Mistral AI) het document dat u importeert om uw profiel in te vullen.
- Om uw rechten uit te oefenen: simon.kortsmit@timstrok.com.
01Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor het platform is Simon Kortsmit, natuurlijke persoon, uitgever van Timstrok, 118 avenue de Limoges, 79000 Niort, Frankrijk (zie de juridische kennisgeving). Contact voor uw persoonsgegevens: simon.kortsmit@timstrok.com. Functionaris voor gegevensbescherming: er is geen functionaris aangesteld, omdat die aanstelling voor Timstrok niet verplicht is; schrijf naar simon.kortsmit@timstrok.com.
Elk bedrijf is verantwoordelijk voor het gebruik dat het van sollicitaties maakt in zijn eigen wervingen (interne notities, selectiestappen, exports, beslissingen). Voor die gegevens treden wij op als verwerker van het bedrijf, volgens de verwerkersovereenkomst in de algemene verkoopvoorwaarden; u kunt uw rechten zowel bij het bedrijf als bij ons uitoefenen.
De uitgever is van plan de exploitatie van Timstrok toe te vertrouwen aan een vennootschap die hij zal oprichten en die dan verwerkingsverantwoordelijke wordt. Wij informeren u ten minste 30 dagen vooraf; u kunt uw account vóór die datum sluiten.
02Gesloten test
Tijdens de gesloten test kunnen alleen uitgenodigde e-mailadressen zich inschrijven. Daarvoor houden wij een lijst van toegestane adressen bij, op basis van ons gerechtvaardigd belang om de toegang tot de test te beperken. Die lijst wordt niet gepubliceerd, niet gebruikt voor prospectie en verwijderd wanneer de dienst voor het publiek opengaat.
Wanneer de dienst voor het publiek opengaat, blijven uw account en uw gegevens bewaard en blijft deze verklaring van toepassing, in de dan geldende versie. Als Timstrok niet voor het publiek opengaat, verwijderen wij de accounts en hun gegevens binnen 30 dagen na de sluiting van de dienst.
Tijdens de test zijn betalingen en bedrijfsverificaties fictief: er worden geen gegevens doorgegeven aan Mollie, Billit of Didit.
03Betrokken gegevens en hun herkomst
- Account: achternaam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer (facultatief), verklaring dat u 16 jaar of ouder bent, aanmeldmethoden, sessies (IP-adres, apparaat), vertrouwde apparaten en voorkeuren (taal, weergave, meldingen). Bij de inschrijving bevestigt u dat u 16 jaar of ouder bent: wij bewaren alleen deze verklaring en de datum ervan. Als u het opgeeft, kunnen wij u met het telefoonnummer bereiken over uw account, bijvoorbeeld om uw identiteit te bevestigen bij een supportverzoek. Deze informatie wordt nooit aan een bedrijf getoond vóór wederzijdse interesse.
- Profiel en zoekopdracht: facultatieve foto, cv, werkervaring, opleidingen, vaardigheden, certificeringen, talen, rijbewijzen, mobiliteit, beschikbaarheid, voorkeuren en reacties op vacatures.
- Werving: vacatures, getoonde interesse, contacten, selectiestappen, interne notities, berichten, bijlagen en afspraken.
- Bedrijf en abonnement: identiteit van de entiteit en haar vertegenwoordigers, leden en machtigingen, bestellingen, facturen en betalingen.
- Beveiliging en ondersteuning: aanmeldgebeurtenissen, gevoelige handelingen, meldingen, moderatiebeslissingen en verzoeken aan support.
De als verplicht gemarkeerde gegevens (achternaam, voornaam, e-mailadres, verklaring dat u 16 jaar of ouder bent en aanmeldmethoden) zijn nodig om het account aan te maken: zonder die gegevens is inschrijven niet mogelijk. Het telefoonnummer en de overige gegevens zijn facultatief; hoe vollediger uw profiel, hoe nauwkeuriger de matching.
Deze gegevens komen grotendeels van u. Sommige komen van andere gebruikers (notities en selectiestappen die een bedrijf invoert, uitnodiging van een lid door een beheerder, een melding over u) of van onze dienstverleners (resultaat van een verificatie, status van een betaling).
Vermeld in een cv of bericht geen gezondheidsgegevens, meningen, godsdienst, burgerservicenummer of identiteitsdocumenten: die zijn niet nodig voor de matching.
04Doeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen
| Doeleinde | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Uw account aanmaken en beheren | Uitvoering van de overeenkomst (gebruiksvoorwaarden) | Duur van het account; na een verzoek tot verwijdering 30 dagen waarin u het kunt herstellen, daarna wissing |
| Kandidaten en vacatures matchen, interesses, contacten en berichten beheren | Uitvoering van de overeenkomst; voor de automatische uitsluiting van een profiel artikel 22, lid 2, onder a), AVG, met de hieronder beschreven waarborgen | Duur van het account; een gesprek wordt gewist 30 dagen nadat beide deelnemers het hebben verborgen |
| Bedrijfsomgevingen en hun toegang beheren | Uitvoering van de overeenkomst met het bedrijf; gerechtvaardigd belang ten aanzien van zijn leden | Zolang de omgeving bestaat, ook na het einde van het abonnement. Op verzoek van een beheerder aan support wordt de omgeving binnen een maand gesloten: toegang van de leden ingetrokken, openbare presentatie en media gewist, vacatures gesloten; boekhoudstukken blijven tien jaar bewaard en reeds gevoerde gesprekken blijven zichtbaar voor de kandidaten |
| De dienst beveiligen en fraude voorkomen | Gerechtvaardigd belang | Sessies (IP-adres, apparaat): tot het afmelden of het verlopen van de sessie. Vertrouwde apparaten: tot ze verlopen of worden ingetrokken. Sporen van toegangsherstel: 30 dagen. Technische logboeken van de servers: 14 dagen |
| Een beveiligingslogboek bijhouden: geslaagde en geweigerde aanmeldingen, in- en uitschakelen van tweestapsverificatie, handelingen van bedrijfsbeheerders en van het personeel van Timstrok (rollen, leden, verwijderingen, exports), lezen van gemelde gesprekken en exportverzoeken | Gerechtvaardigd belang en beveiligingsverplichting (artikel 32 AVG) | 12 maanden, daarna automatische verwijdering. Het logboek bewaart de accountcode, het soort handeling, de datum ervan, het ingekorte IP-adres met een vingerafdruk berekend met een geheime sleutel, en het soort apparaat; nooit een wachtwoord, een code of de inhoud van een bericht. Alleen de personen die met de beveiliging belast zijn, hebben er toegang toe |
| Meldingen behandelen en inhoud modereren | Wettelijke verplichting (Verordening (EU) 2022/2065); gerechtvaardigd belang | Duur van het onderzoek en van de rechtsmiddelen, uiterlijk tot de verwijdering van het betrokken gesprek of account |
| Een identiteit of een bedrijf verifiëren (niet gebruikt tijdens de gesloten test) | Gerechtvaardigd belang (bestrijding van valse profielen en fraude); voor de vergelijking van uw gezicht met uw identiteitsdocument uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, onder a), AVG) | Resultaat: duur van het account. Bewijsstukken: door de dienstverlener verwijderd uiterlijk 30 dagen na de verificatie |
| Factureren en betalingen beheren (niet gebruikt tijdens de gesloten test) | Wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen | Boekhoudstukken: 10 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar (artikel L123-22 van het Franse Wetboek van Koophandel) |
| Supportverzoeken beantwoorden | Gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting voor verzoeken tot uitoefening van rechten | 90 dagen na de afsluiting van het verzoek; de opvolglink zonder account verloopt na 7 dagen |
| Een document lezen dat u importeert (cv, functiebeschrijving) | Uitvoering van de overeenkomst, op uw verzoek | Document: verwijderd zodra het lezen klaar is, uiterlijk binnen 24 uur; Mistral AI bewaart het niet (zero data retention). Uitgelezen informatie: die van uw profiel of van de vacature |
| Het adres van een sollicitatiegesprek zoeken | Uitvoering van de overeenkomst | Antwoorden van de adresdiensten 30 dagen in tussengeheugen bewaard, zonder koppeling aan uw account; het gekozen adres volgt de duur van de afspraak |
| Meldingen in de app | Uitvoering van de overeenkomst | Verwijderd 30 dagen na het lezen, uiterlijk 90 dagen na de aanmaak |
| De aanvaarding van de gebruiksvoorwaarden, de privacyverklaring en de verkoopvoorwaarden aantonen | Gerechtvaardigd belang (bewijs van de overeenkomst) | Duur van het account; voor de verkoopvoorwaarden de duur van de bedrijfsomgeving |
| De toegang tot de gesloten test beperken | Gerechtvaardigd belang | Tot de dienst voor het publiek opengaat |
| Gegevens back-uppen | Gerechtvaardigd belang (continuïteit van de dienst) | Versleutelde kopieën van de databases: 30 dagen; een uit de database gewist gegeven verdwijnt uiterlijk 30 dagen later uit deze kopieën |
| Rechten in rechte vaststellen of verdedigen | Gerechtvaardigd belang | Duur van de procedure of van de toepasselijke verjaringstermijn, alleen voor de noodzakelijke elementen |
Inactieve accounts. Een account zonder enige activiteit (aanmelding of gebruik van een sessie) sinds 2 jaar wordt verwijderd. Wij waarschuwen u 60, 30 en 7 dagen vooraf per e-mail; één aanmelding volstaat om het te behouden. Na de verwijdering hebt u 30 dagen om het account te herstellen door aan te melden, voordat het definitief wordt gewist. De eigenaar van een bedrijfsomgeving wordt niet verwijderd zolang de eigendom van de omgeving niet is overgedragen. Een inschrijving waarvan het e-mailadres niet binnen 7 dagen is bevestigd, wordt gewist; de dag ervoor sturen wij een nieuwe verificatiecode naar het opgegeven adres.
Wanneer de wet ons daartoe verplicht, met name om te antwoorden op een gerechtelijke vordering, kunnen bepaalde gegevens langer worden bewaard, met beperkte toegang en alleen voor de opgelegde duur.
Timstrok verstuurt geen prospectie. Het lezen van deze verklaring of het aanvaarden van de gebruiksvoorwaarden geldt niet als toestemming voor prospectie of optionele trackers; een eventuele toestemming zou afzonderlijk worden gevraagd en kan op elk moment worden ingetrokken.
05Wie ziet uw profiel en uw gesprekken?
Vóór wederzijdse interesse ziet het bedrijf een profiel zonder achternaam, voornaam, foto, telefoonnummer en adres. De getoonde titel is de gezochte functie. Deze afscherming maakt een loopbaan niet volledig anoniem: een werkervaring, een vrije tekst of een bijlage kan u herkenbaar maken.
Na wederzijdse interesse wordt de informatie uit het gedeelde profiel toegankelijk voor de gemachtigde personen van het bedrijf voor deze aanwerving. De interne notities van recruiters worden niet in uw gesprek getoond, maar blijven onder uw rechten vallen.
Vacatures en bedrijfspresentaties in de openbare omgeving zijn zonder account toegankelijk en kunnen door zoekmachines worden geïndexeerd. De profielen van kandidaten zijn nooit openbaar.
Het personeel van Timstrok leest een gesprek alleen als een van de deelnemers het heeft gemeld, zolang de melding wordt onderzocht en alleen voor zover dat voor dat onderzoek nodig is. Elke keer lezen wordt in het beveiligingslogboek vastgelegd.
06Hoe de matching werkt
Timstrok vergelijkt de criteria van uw cv met de criteria van elke vacature: referentiefunctie, werkervaring, vaardigheden, certificeringen, talen, rijbewijzen, locatie, telewerk, salaris en beschikbaarheid. Aan de verplichte criteria van een vacature moet worden voldaan; optionele criteria verhogen de compatibiliteit. Een drempel die u of het bedrijf kiest, kan een resultaat uitsluiten.
Deze berekening is deterministisch: ze volgt bekende regels, zonder kunstmatige intelligentie of machinaal leren, en meet niet uw professionele waarde. Zonder menselijke tussenkomst kan ze uw profiel van een vacature uitsluiten wanneer niet aan een verplicht criterium is voldaan of een drempel niet is bereikt. Ze neemt nooit een aanwervingsbeslissing: een mens binnen het bedrijf bekijkt de voorgestelde profielen en beslist.
Deze automatische uitsluiting is noodzakelijk voor de bemiddelingsdienst die u vraagt (artikel 22, lid 2, onder a), AVG). U kunt op elk moment te weten komen welke criteria uw profiel hebben uitgesloten, uw standpunt geven, het resultaat betwisten en een nieuw onderzoek door een mens krijgen door naar support te schrijven. U kunt ook uw gegevens en voorkeuren corrigeren.
07Dienstverleners, ontvangers en doorgiften
De gemachtigde personen van Timstrok hebben alleen toegang tot de informatie die nodig is voor hun taak. Onze verwerkers handelen uitsluitend op onze instructies, op basis van een overeenkomst volgens artikel 28 AVG:
| Verwerker | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| netcup GmbH | Hosting van de applicatie en de databases | Europese Unie |
| Hetzner Online GmbH (Hetzner Object Storage) | Opslag van bestanden (foto’s, media, bijlagen) en back-ups | Europese Unie |
| Lettermint | Verzenden van e-mails | Europese Unie |
| Proton | Mailbox van het contactadres van de uitgever | Zwitserland (adequaatheidsbesluit) |
| Myra Security (EU CAPTCHA) | Bescherming van formulieren tegen robots | Europese Unie |
| Mistral AI | Lezen van de documenten die u importeert (cv’s, functiebeschrijvingen), op uw verzoek | Europese Unie en EVA |
| Didit | Identiteits- en bedrijfsverificatie, begeleid toegangsherstel (niet gebruikt tijdens de gesloten test) | Europese Unie |
| Mollie | Betalingen (niet gebruikt tijdens de gesloten test) | Europese Unie |
| Billit | Elektronische facturatie (niet gebruikt tijdens de gesloten test) | Europese Unie |
De volgende ontvangers zijn niet onze verwerkers: zij verwerken de ontvangen gegevens voor eigen rekening.
| Ontvanger | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| IGN (Géoplateforme) | Zoeken naar het adres van een sollicitatiegesprek in Frankrijk: onze server stuurt alleen de ingevoerde tekst door | Frankrijk |
| Komoot (Photon) | Zoeken naar het adres van een sollicitatiegesprek buiten Frankrijk, op dezelfde manier | Europese Unie |
| Google, Microsoft | Agenda’s, alleen als u ze koppelt: beschikbaarheid en wervingsafspraken | Verenigde Staten (Data Privacy Framework) |
| Overheidsinstanties | Op een wettelijk gegrond verzoek (justitie, politie, administratie) | Frankrijk of Europese Unie |
Alleen Google en Microsoft kunnen, wanneer u uw agenda koppelt, gegevens in de Verenigde Staten verwerken: de doorgifte berust op het adequaatheidsbesluit van 10 juli 2023 (EU-VS Data Privacy Framework) en anders op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Proton verwerkt de contact-e-mails in Zwitserland, een land dat als adequaat is erkend. U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen verkrijgen via simon.kortsmit@timstrok.com.
08Import van een door AI gelezen document
Als u daarom vraagt, leest Timstrok uw cv (of, in een bedrijfsomgeving, een functiebeschrijving) om uw profiel (of een nooit automatisch gepubliceerde conceptvacature) in te vullen. Het document wordt naar Mistral AI gestuurd, dat het leest in zijn datacenters in de Europese Unie en de EVA en daarna de geschreven informatie terugstuurt. Timstrok verwijdert het document zodra het lezen klaar is, bij een incident uiterlijk binnen 24 uur, en bewaart alleen de toegevoegde informatie, die u vrij kunt corrigeren of verwijderen.
Mistral AI bewaart het verzoek en het antwoord niet langer dan nodig is om het te verwerken (zero data retention, ingeschakeld voor Timstrok) en gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen.
Dit lezen sorteert, beoordeelt en rangschikt geen enkele kandidaat: het vult alleen uw eigen profiel in, op uw verzoek. De matching met vacatures blijft zoals hierboven beschreven, zonder kunstmatige intelligentie.
09Gekoppelde agenda’s
Een Google- of Microsoft-agenda koppelen is facultatief. Met de koppeling kunnen uw beschikbaarheden worden geraadpleegd en uw wervingsafspraken worden aangemaakt of bijgewerkt. U kunt de koppeling op elk moment verbreken; afspraken die al bij de aanbieder zijn aangemaakt, blijven in uw agenda.
10Cookies en opslag op uw apparaat
Timstrok gebruikt geen reclame of tools voor bezoekersmeting en volgt u niet op andere websites. Alleen strikt noodzakelijke mechanismen voor de dienst worden gebruikt; ze zijn vrijgesteld van toestemming (artikel 82 van de Franse wet nr. 78-17 van 6 januari 1978):
- beveiligde sessiecookie, om aangemeld te blijven (duur van de sessie);
- apparaat-ID, om een vertrouwd apparaat te herkennen (in de browser bewaard tot die wordt gewist; het verleende vertrouwen verloopt op de vastgestelde datum of bij intrekking);
- lokale voorkeuren: taal, thema, contrast en beperkte beweging (tot ze worden gewist);
- tijdelijke opslag van een lopende handeling, zoals het adres dat bij de inschrijving is ingevoerd of een openstaande actie op een vacature (tot het einde van de handeling of het sluiten van het tabblad);
- anti-robottoken van de CAPTCHA-dienstverlener bij gevoelige formulieren (enkele minuten); het script wordt geladen vanaf de servers van Myra Security, die uw IP-adres ontvangen.
In de app voor iPhone en iPad worden de aanmeldcookies uitsluitend in de sleutelhanger (Keychain) van het apparaat bewaard.
11Uw rechten
U kunt kosteloos verzoeken om inzage in uw gegevens, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid, bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang om redenen die verband houden met uw situatie, een toestemming intrekken en instructies geven over wat er na uw overlijden met uw gegevens gebeurt (artikel 85 van de Franse wet nr. 78-17 van 6 januari 1978).
Schrijf naar simon.kortsmit@timstrok.com of gebruik het supportformulier. Een identiteitsbewijs wordt alleen bij redelijke twijfel gevraagd. Wij antwoorden binnen een maand, te verlengen met twee maanden als het verzoek complex is; u wordt daarvan dan binnen de eerste maand op de hoogte gebracht.
U kunt een klacht indienen bij de CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Frankrijk) of bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land. Over het gebruik dat een bedrijf van uw sollicitatie maakt, kunt u zich ook rechtstreeks tot dat bedrijf wenden.
12Beveiliging en updates
De toegang is beperkt per rol en per omgeving, de communicatie is versleuteld en tweestapsverificatie is verplicht voor iedereen met een rol in een bedrijfsomgeving en voor het personeel van Timstrok. Bij een datalek informeren wij de CNIL binnen 72 uur en, als het risico hoog is, de betrokkenen zonder onredelijke vertraging.
Deze verklaring bestaat in het Frans, het Engels, het Duits en het Nederlands; de Franse versie is bindend. Een belangrijke wijziging wordt u bij uw volgende aanmelding voorgelegd; een kleine wijziging geldt vanaf de publicatie ervan.